Notas Privadas

Aprende a usar las notas internas para comunicarte con tu equipo sin que el cliente las vea.

¿Qué son las notas privadas?

Las notas privadas (Private Notes) son mensajes internos que puedes agregar a una conversación y que solo son visibles para tu equipo. El cliente nunca verá estas notas.

Son útiles para dejar contexto, instrucciones, o comunicarte con otros agentes sobre una conversación específica.

Cómo agregar una nota privada

Paso 1: Abre la conversación

En crm.volto.dev, navega a la conversación donde deseas agregar la nota.

Paso 2: Cambia a modo nota privada

En la parte inferior de la conversación, verás dos pestañas sobre el campo de texto: "Reply" y "Private Note".

Haz clic en "Private Note" para cambiar al modo de nota privada.

Paso 3: Escribe tu nota

Escribe el mensaje que deseas dejar para tu equipo. El campo de texto cambiará de color para indicar que estás en modo nota privada.

Paso 4: Envía la nota

Presiona Cmd + Enter (Mac) o Ctrl + Enter (Windows) para enviar. La nota aparecerá en el historial de la conversación con un estilo diferente que indica que es privada.

Identificar notas privadas

Las notas privadas se distinguen de los mensajes normales por:

  • Un color de fondo diferente (generalmente amarillo o con un indicador visual)
  • Un icono o etiqueta que indica "Private Note" o "Nota Privada"
  • Solo son visibles cuando estás logueado en el sistema

Casos de uso comunes

  • ✓Contexto al reasignar: "Este cliente necesita información sobre el plan premium, ya mostró interés la semana pasada."
  • ✓Instrucciones internas: "Por favor verificar el estado de su pedido #12345 antes de responder."
  • ✓Alertas sobre el cliente: "Cliente VIP - tratar con prioridad" o "Cliente ha tenido problemas previos, ser especialmente cuidadoso."
  • ✓Seguimiento: "Llamar mañana para confirmar recepción del producto."
  • ✓Documentar acciones: "Se aplicó descuento del 10% como compensación por el inconveniente."

Mejores prácticas

  • Siempre deja contexto al reasignar: Antes de asignar una conversación a otro agente, agrega una nota explicando el estado actual y qué se necesita.
  • Sé conciso pero completo: Las notas deben dar la información necesaria sin ser excesivamente largas.
  • Usa notas para decisiones importantes: Documenta descuentos aplicados, excepciones otorgadas, o compromisos hechos con el cliente.
  • Verifica antes de enviar: Asegúrate de estar en modo "Private Note" y no "Reply" para evitar enviar información interna al cliente.

Diferencia entre Reply y Private Note

Reply (Responder)

El mensaje se envía al cliente a través del canal de comunicación (WhatsApp, etc.). El cliente lo verá y podrá responder.

Private Note (Nota Privada)

El mensaje solo es visible para los agentes en crm.volto.dev. El cliente nunca lo verá. Útil para comunicación interna del equipo.